Strategi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Dalam Mendukung Keberlanjutan Tata Kelola Dokumen Dan Pengambilan Keputusan Organisasi Di Lembaga Pemerintah
Main Article Content
Srini
Transformasi digital pemerintahan menempatkan arsip sebagai sumber bukti, memori kelembagaan, dan basis informasi bagi keputusan organisasi. Namun, digitalisasi dokumen sering berhenti pada pemindaian dan pemindahan media tanpa diikuti tata kelola siklus hidup, metadata, keamanan, preservasi, interoperabilitas, serta penguatan kompetensi aparatur. Penelitian ini bertujuan merumuskan strategi pengelolaan arsip berbasis digital yang dapat mendukung keberlanjutan tata kelola dokumen dan pengambilan keputusan organisasi di lembaga pemerintah. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif melalui studi literatur terhadap regulasi kearsipan Indonesia dan dua puluh artikel ilmiah yang membahas manajemen arsip elektronik, transformasi digital sektor publik, tata kelola data, SRIKANDI, transparansi, serta keputusan berbasis bukti. Data dianalisis secara tematik melalui tahap identifikasi konsep, pengelompokan isu, perbandingan temuan, dan sintesis strategi. Hasil kajian menunjukkan bahwa keberlanjutan pengelolaan arsip digital bergantung pada keterpaduan delapan unsur, yaitu kebijakan dan kepemimpinan, arsitektur proses berbasis siklus hidup, standardisasi klasifikasi dan metadata, infrastruktur dan preservasi, keamanan serta kesinambungan layanan, kompetensi dan budaya kerja, interoperabilitas sistem, serta pemanfaatan arsip untuk analitik keputusan. Strategi yang efektif perlu mengubah orientasi lembaga dari penyimpanan dokumen menuju pengelolaan bukti digital yang autentik, utuh, dapat ditemukan, dapat digunakan, dan dipertahankan dalam jangka panjang. Implementasi SRIKANDI perlu ditempatkan dalam arsitektur tata kelola yang lebih luas, bukan sekadar aplikasi korespondensi. Penelitian ini menghasilkan kerangka strategis yang dapat digunakan lembaga pemerintah untuk menyusun peta jalan, indikator kinerja, mekanisme pengendalian, dan model pemanfaatan arsip dalam keputusan organisasi.
Abdullah, A. L., Yusof, Z. M., & Mokhtar, U. A. (2020). Factors influencing the implementation of electronic records and information management: A case study in military service in Malaysia. Records Management Journal, 30(1), 81–99. https://doi.org/10.1108/RMJ-10-2018-0043
Abraham, R., Schneider, J., & vom Brocke, J. (2019). Data governance: A conceptual framework, structured review, and research agenda. International Journal of Information Management, 49, 424–438. https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2019.07.008
Adra, A., & Permana, I. (2023). Pemanfaatan aplikasi SRIKANDI bagi pegawai di Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Regional Bukittinggi. Jurnal Ilmu Administrasi Negara (JUAN), 11(1), 1–12. https://doi.org/10.31629/juan.v11i01.5807
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. Arsip Nasional Republik Indonesia.
Begany, G. M., & Gil-Garcia, J. R. (2024). Open government data initiatives as agents of digital transformation in the public sector: Exploring the extent of use among early adopters. Government Information Quarterly, 41, 101955. https://doi.org/10.1016/j.giq.2024.101955
Charles, V., Rana, N. P., & Carter, L. (2022). Artificial intelligence for data-driven decision-making and governance in public affairs. Government Information Quarterly, 39(4), 101742. https://doi.org/10.1016/j.giq.2022.101742
Damanik, M. P., Cahyarini, B. R., Arsalam, S., Gusparirin, R., Wulan, D. R., Cahyarida, I., Ahad, M. P. Y., & Hamjen, H. (2024). Digital archives management in the public sector: A bibliometric study. Khizanah Al-Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 12(2). https://doi.org/10.24252/kah.v12i2a7
Dasnoer, H., Frinaldi, A., & Magriasti, L. (2023). Implementasi kebijakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di Kecamatan Padang Utara Kota Padang. Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan, 9(16), 319–324. https://doi.org/10.5281/zenodo.8242137
Hong, S., Kim, S. H., & Kwon, M. (2022). Determinants of digital innovation in the public sector. Government Information Quarterly, 39(4), 101723. https://doi.org/10.1016/j.giq.2022.101723
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. (2020). Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.
Matlala, M. E., Ncube, T. R., & Parbanath, S. (2022). The state of digital records preservation in South Africa’s public sector in the 21st century: A literature review. Records Management Journal, 32(2), 198–212. https://doi.org/10.1108/RMJ-02-2021-0004
Mergel, I., Edelmann, N., & Haug, N. (2019). Defining digital transformation: Results from expert interviews. Government Information Quarterly, 36(4), 101385. https://doi.org/10.1016/j.giq.2019.06.002
Naufal, D., & Aryono, G. D. P. (2025). Policy analysis of the SRIKANDI archival system in the Government of Banten Province. Jurnal Ilmu Administrasi Negara (JUAN), 13(1), 27–34. https://doi.org/10.31629/juan.v13i1.7069
Putri, D. R., Subagja, R., Wulandari, S., & Nurfalah, F. (2025). SRIKANDI application: Digital innovation for dynamic archive management. Journal of Public Policy (Social Politics) Sciences, 2(5), 320–336.
Rahmah, F., & Meirinawati. (2023). Penerapan electronic government melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo. Publika, 11(3), 2341–2350. https://doi.org/10.26740/publika.v11n3.p2341-2350
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik Indonesia. (2018). Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
Saldanha, D. M. F., Dias, C. N., & Guillaumon, S. (2022). Transparency and Accountability in Digital Public Services: Learning from the Brazilian Cases. Government Information Quarterly, 39(2), 101680. https://doi.org/10.1016/j.giq.2022.101680
Schmeling, J., al Dakruni, S., & Mergel, I. (2025). Data collaboration in digital government research: A literature review and research agenda. Government Information Quarterly, 42(3), 102063. https://doi.org/10.1016/j.giq.2025.102063
Tangi, L., Janssen, M., Benedetti, M., & Noci, G. (2021). Digital government transformation: A structural equation modelling analysis of driving and impeding factors. International Journal of Information Management, 60, 102356. https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2021.102356
Teku, M., Gobang, J., Retu, M., & Sedu, V. (2024). Digital transformation of archives through the SRIKANDI application. IJESS International Journal of Education and Social Science, 5(2). https://doi.org/10.56371/ijess.v5i2.334
Touray, R. (2021). A review of records management in organisations. Open Access Library Journal, 8(12), e8107. https://doi.org/10.4236/oalib.1108107
Verhoef, P. C., Broekhuizen, T., Bart, Y., Bhattacharya, A., Dong, J. Q., Fabian, N., & Haenlein, M. (2021). Digital transformation: A multidisciplinary reflection and research agenda. Journal of Business Research, 122, 889–901. https://doi.org/10.1016/j.jbusres.2019.09.022
Yang, Q., Du, Y., & Shi, L. (2021). Exploring the mechanisms for records management’s digital transformation: A case study from China. Records Management Journal, 31(1), 34–47. https://doi.org/10.1108/RMJ-10-2019-0064
