Desain UI/UX Sistem Arsip Surat Menggunakan Figma Di Dinas Pendidikan Banyuwangi
Main Article Content
Farah Salsabilla Aulia Rahmah
Arsip merupakan sumber informasi yang memiliki peran penting dalam menunjang kelancaran administrasi dan manajemen suati instansi. Pengelolaan arsip, khususnya arsip surat, perlu dikendalikan dengan baik supaya dapat memudahkan dalam proses pencarian ketika suatu waktu arsip tersebut dibutuhkan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip surat di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Banyuwangi. Berdasarkan hasil pengamatan pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Banyuwangi sistem pengarsipan surat yang berjalan masih dilakukan secara manual sehingga kurang efisien dan berpotensi memperlambat pelayanan administrasi. Oleh karena itu, untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan sebuah sistem yang dapat mmbantu menangani permasalahan dalam pengelolaan arsip surat yang kurang efektif. Penelitian ini bertujuan untuk merancang antarmuka sistem informasi arsip surat pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Banyuwangi dengan menggunakan metide Prototype dan di desain menggunakan aplikasi Figma. Hasil rancangan ini diharapkan dapat mendukung digitalisasi arsip secara efisien dan meningkatkan kecepatan layanan administrasi surat menyurat dengan pendekatan berbasis pengguna. Sistem ini dirancang tidak hanya fungsional tetapi juga memberikan pengalaman pengguna yang optimal.
1] Z. Rustamin and A. P. Dewi, “Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Sekretariat Dprd Provinsi Sulawesi Tenggara Menggunakan Borland Delphi 7,” Simtek J. Sist. Inf. dan Tek. Komput., vol. 1, no. 2, pp. 165–172, 2016, doi: 10.51876/simtek.v1i2.21.
[2] T. Rufaidah, R. E. Apriansya, T. Dela Puspa, M. Tirtayo, B. Parima, and R. Toyib, “Kohesi : Jurnal Multidisiplin Saintek Volume 7 No 5 Tahun 2025 PERANCANGAN PROTOTIPE DIGITALISASI ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR DI DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KOTA BENGKULU Program Studi Teknik Informatika , Fakultas Teknik , Universitas Muhammadiyah Bengkulu Kohesi : Jurnal Multidisiplin Saintek Volume 7 No 5 Tahun 2025 PENDAHULUAN Pengelolaan arsip surat masuk dan keluar merupakan bagian penting dalam administrasi suatu instansi , termasuk di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bengkulu . Sistem pengarsipan yang masih dilakukan secara manual sering kali menimbulkan berbagai kendala , seperti kesulitan dalam pencarian dokumen , risiko kehilangan atau kerusakan arsip , serta keterbatasan ruang penyimpanan . Hal ini dapat menghambat efisiensi kerja dan mengurangi kecepatan serta ketepatan dalam pengambilan keputusan berbasis dokumen . Menurut Sari ( 2020 ), pengelolaan arsip yang tidak efisien dapat berdampak negatif pada produktivitas organisasi , karena waktu yang terbuang untuk mencari dokumen yang seharusnya dapat diakses dengan cepat . Seiring dengan perkembangan teknologi , digitalisasi arsip menjadi solusi yang dapat meningkatkan efisiensi serta keamanan dalam pengelolaan dokumen . Kearsipan diartikan sebagai sebuah kegiatan / working instansi yang berkaitang dengan pengolahan dan penyimpanan data ( surat , laporan , formulir ) yang sifatnya in / out . Digitalisasi memungkinkan pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik , yang tidak hanya mempercepat proses pencatatan dan penyimpanan , tetapi juga memudahkan pencarian dokumen . Menurut Rahman ( 2021 ), sistem digitalisasi arsip dapat mengurangi risiko kehilangan dokumen dan meningkatkan aksesibilitas informasi bagi pengguna . Dengan sistem yang terkomputerisasi , proses pencatatan , penyimpanan , serta pencarian surat dapat dilakukan lebih cepat dan akurat , mengurangi risiko kehilangan dokumen , serta memungkinkan akses yang lebih fleksibel bagi pengguna . Oleh karena itu , penelitian ini bertujuan untuk merancang prototipe sistem digitalisasi arsip surat masuk dan keluar yang dapat membantu mengatasi permasalahan yang ada . Prototipe yang dirancang diharapkan mampu memenuhi kebutuhan pengguna dalam,” vol. 7, no. 5, pp. 1–11, 2025.
[3] Genaldy Septianto Mbuik, Cokorda Rai Adi Pramartha, and Luh Arida Ayu Rahning Putri, “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web,” J. Pengabdi. Inform., vol. 1, no. 1, pp. 7–12, 2022, doi: 10.24843/jupita.2022.v01.i01.p02.
[4] D. Anggraeni and S. Iriani, “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Pringkuku,” Indones. J. Netw. Secur., vol. 4, no. 24, pp. 1–4, 2013.
[5] B. Iffa Nur Fahmi, Anwar Alaydrus, “Studi Tentang Pengelolaan Kearsipan Dalam Menunjang Pelayanan Publik,” eJournal Ilmu Pemerintah., vol. 6, no. 4, pp. 1565–1578, 2019, [Online]. Available: ejournal.ipfisip-unmul.ac.id
[6] E. krishna Putra, W. Witanti, intan vidia Saputri, and syarifudin yoga Pinasty, “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis WEB di Kecamatan XYZ,” J. IKRA-ITH Inform., vol. 4, no. 2, pp. 55–64, 2020.
[7] izky Maulana Syaban and H. Bunyamin, “Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework PHP,” J. Algoritm., vol. 12, no. 2, pp. 301–311, 2016, doi: 10.33364/algoritma/v.12-2.301.
[8] E. Ridhawati, W. Wulandari, Y. Fitrian, Y. Syafitri, and M. F. Arasyid, “Penerapan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Desa Pada Pekon Agung Timur Kabupaten Lampung Tengah,” NEAR J. Pengabdi. Kpd. Masy., vol. 3, no. 2, pp. 150–156, 2024, doi: 10.32877/nr.v3i2.1326.
[9] N. A. Septiani and D. Haitami, “Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Desa Kampung Besar Menggunakan Metode Alphabetical Filing dan Chronology System,” J. Ilm. Univ. Batanghari Jambi, vol. 20, no. 2, p. 514, 2020, doi: 10.33087/jiubj.v20i2.936.
[10] Pemakalah Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komputasi, “Seminar Nasional Teknologi Informasi Dan Komputasi (Sentikom),” 2023.
[11] 2014) (Menteri Kesehatan, “No 主観的健康感を中心とした在宅高齢者における 健康関連指標に関する共分散構造分析Title,” no. February, pp. 4–6, 2024.
[12] Y. Taslia, A. Sunoto, and Hendrawan, “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat Pada Kantor Desa Merlung,” J. Manaj. Teknol. Dan Sist. Inf., vol. 3, no. 1, pp. 365–373, 2023, doi: 10.33998/jms.2023.3.1.751.
